In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen verarbeiten. Darüber hinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen auf unserer Webseite: https://www.rwu.de/kontakt/datenschutz
Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verantwortlicher i.S. Art. 4 Abs. 7 DSGVO:
Hochschule Ravensburg-Weingarten
Doggenriedstraße 70
D - 88250 Weingarten
Vertreten durch: Rektor Professor Dr.-Ing. Thomas Spägele
Tel: 0049 (0) 751/501-9344
E-Mail: info@rwu.de
Website: https://www.rwu.de/
Externer Datenschutzbeauftragter
Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:
Name: Benedict Lenz
E-Mail: dsb@rwu.de
Website: https://www.exacon-gmbh.de
Informationen zur Datenverarbeitung
Art und Zweck der Verarbeitung
Die Hochschule führt im Rahmen ihres gesetzlichen Auftrags regelmäßig öffentliche und interne Veranstaltungen durch (z. B. Tagungen, Workshops, Informations- und Weiterbildungsveranstaltungen, Symposien oder Hochschul-Events). Für die Planung, Organisation und Durchführung dieser Veranstaltungen ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich. Dies umfasst insbesondere:
- die Anmeldung und Verwaltung von Teilnehmenden,
- die Erstellung von Teilnehmerlisten oder Namensschildern,
- die Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung (z. B. Versand von Programmhinweisen, organisatorischen Informationen, Unterlagen, Ergebnissen oder Feedbackbögen),
- die Dokumentation der Veranstaltung sowie ggf. die Nachbereitung,
- bei kostenpflichtigen Veranstaltungen die Abwicklung des Veranstaltungsbeitrags.
Soweit im Einzelfall für organisatorische Zwecke zusätzliche Angaben erforderlich sind (z. B. Ernährungsbedarfe, Workshop-Auswahl, Zimmerkontingente, besondere Barrierefreiheitsbedarfe), werden diese ausschließlich für die Durchführung der jeweiligen Veranstaltung verarbeitet.
Datenkategorien
Im Rahmen der Anmeldung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Stammdaten: Vorname, Nachname, ggf. Titel, Arbeitgeber/Institution, Funktion
- Kommunikationsdaten: E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer
- Organisationsbezogene Angaben: Anmeldeinformationen, Auswahl von Programmpunkten, besondere organisatorische Anforderungen (z. B. Barrierefreiheit), ggf. Kfz-Kennzeichen für Parkberechtigungen
- Optionale Angaben: z. B. einfache Ernährungsbedarfe (keine besonderen Kategorien)
- Kostenpflichtige Veranstaltungen: Rechnungsadresse, Zahlungsdaten (IBAN, BIC)
- Dokumentationsdaten: Versandbestätigungen, Teilnahmebestätigungen, Feedbackangaben
Weitere Angaben können im Einzelfall erforderlich sein, sofern sie unmittelbar für die Durchführung der jeweiligen Veranstaltung benötigt werden.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung der der Hochschule übertragenen Aufgaben im öffentlichen Interesse bzw. in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW sowie den einschlägigen hochschulrechtlichen Bestimmungen). Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen erfolgt die Verarbeitung zur Vorbereitung und Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Empfänger und Drittlandtransfer
Empfänger der Daten können technische Dienstleister sein (z. B. Anbieter von Veranstaltungs- oder Registrierungstools), die im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO für die Hochschule tätig werden. Je nach eingesetztem Tool kann im Einzelfall eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union erfolgen. In solchen Fällen stellt die Hochschule sicher, dass ein angemessenes Schutzniveau gemäß Art. 44 ff. DSGVO gewährleistet ist. Dies erfolgt insbesondere durch:
- den Einsatz von EU-Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c und d DSGVO,
- ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen im Rahmen eines Transfer Impact Assessments (TIA),
- oder — sofern vorhanden — die Nutzung eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO.
Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Planung, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung erforderlich ist. Bei kostenlosen Veranstaltungen erfolgt die Löschung in der Regel spätestens ein Jahr nach Abschluss der Veranstaltung zum Jahresende. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen können bestimmte Daten (z. B. abrechnungsrelevante Unterlagen) entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für bis zu 6 bzw. 10 Jahre gespeichert werden.
Aggregierte oder vollständig anonymisierte Auswertungs- und Dokumentationsdaten können darüber hinaus dauerhaft aufbewahrt werden, da aus diesen kein Personenbezug mehr hergestellt werden kann.
Folgen bei Nichterteilung
Die Angabe personenbezogener Daten im Rahmen der Anmeldung zu einer Veranstaltung erfolgt grundsätzlich freiwillig. Für die Teilnahme können jedoch bestimmte Daten erforderlich sein, ohne die eine Organisation oder Durchführung der Veranstaltung nicht möglich ist. Werden diese erforderlichen Angaben nicht bereitgestellt, kann eine Teilnahme im Einzelfall ausgeschlossen sein.
Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen sind diejenigen Daten bereitzustellen, die zur Vorbereitung und Durchführung des Vertrags oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich sind. Ohne diese Daten kann kein Vertrag geschlossen werden. Die Angabe optionaler Informationen erfolgt stets freiwillig.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Ihre Betroffenenrechte
Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können fehlerhafte Daten korrigieren lassen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit dies technisch möglich ist haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.
Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Falls Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder Verantwortlichen.
Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.
Zuständige Aufsichtsbehörde
Wir nehmen Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15