In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung, dem Versand, der Verwaltung und der Erfolgsmessung von Newslettern der Hochschule verarbeiten. Die Newsletter dienen insbesondere dazu, über Themen aus Studium, Lehre, Forschung, Weiterbildung, Transfer, Veranstaltungen, Hochschulkommunikation und sonstige hochschulbezogene Inhalte zu informieren. Die Erfolgsmessung dient dazu, die Nutzung der Newsletter statistisch auszuwerten und die Inhalte sowie den Versand bedarfsgerecht weiterzuentwickeln. Darüber hinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen auf unserer Webseite: https://www.rwu.de/kontakt/datenschutz
Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verantwortlicher i.S. Art. 4 Abs. 7 DSGVO:
Hochschule Ravensburg-Weingarten
Doggenriedstraße 70
D - 88250 Weingarten
Vertreten durch: Rektor Professor Dr.-Ing. Thomas Spägele
Tel: 0049 (0) 751/501-9344
E-Mail: info@rwu.de
Website: https://www.rwu.de/
Externer Datenschutzbeauftragter
Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:
Name: Benedict Lenz
E-Mail: dsb@rwu.de
Website: https://www.exacon-gmbh.de
Informationen zur Datenverarbeitung
Art und Zweck der Verarbeitung
Im Zusammenhang mit dem Versand von Newslettern einschließlich Erfolgsmessung verarbeiten wir personenbezogene Daten, um Abonnentinnen und Abonnenten regelmäßig über Themen, Angebote und Entwicklungen der Hochschule zu informieren. Dies kann zentrale Newsletter der Hochschule ebenso betreffen wie themen-, projekt-, veranstaltungs-, fakultäts-, einrichtungs- oder angebotsbezogene Newsletter einzelner Organisationseinheiten der Hochschule. Die Newsletter können insbesondere Informationen zu Studium, Lehre, Forschung, Weiterbildung, Transfer, Veranstaltungen, Hochschulkommunikation, Campusleben, Projekten, Studienangeboten oder sonstigen hochschulbezogenen Inhalten enthalten.
Newsletteranmeldung und -versand
Für die Anmeldung zu einem Newsletter ist die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse erforderlich. Optional können weitere Angaben, wie etwa der Name oder Angaben zur Zuordnung zu bestimmten Interessen, Themenbereichen oder Empfängergruppen, zur personalisierten Ansprache oder zur Auswahl passender Newsletterinhalte gemacht werden. Die Anmeldung erfolgt grundsätzlich im Double-Opt-In-Verfahren. Hierbei wird nach der Registrierung eine Bestätigungs-E-Mail versendet, mit der die Inhaberschaft der angegebenen E-Mail-Adresse überprüft und die Anmeldung zum jeweiligen Newsletter bestätigt wird. Im Rahmen der Newsletteranmeldung werden zudem technische Daten verarbeitet, insbesondere die IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Anmeldung und der Bestätigung. Diese Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Dokumentation der Einwilligung und zur Missbrauchsprävention, um eine unbefugte Nutzung von E-Mail-Adressen nachvollziehen und verhindern zu können. Die im Rahmen der Newsletteranmeldung erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für den Versand des jeweiligen Newsletters, die Verwaltung des Newsletterabonnements sowie die damit verbundenen Zwecke verwendet.
Erfolgsmessung und Optimierung
Die versendeten Newsletter können einer Erfolgsmessung unterzogen werden. Hierzu werden technische Verfahren eingesetzt, mit denen ausgewertet werden kann, ob ein Newsletter geöffnet wurde und welche enthaltenen Links angeklickt wurden. Die hierbei anfallenden Daten werden verwendet, um den Newsletterversand statistisch auszuwerten, Inhalte zu optimieren und zukünftige Newsletter besser an den Informationsinteressen der Empfängerinnen und Empfänger auszurichten. Eine darüberhinausgehende Profilbildung oder automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.
Datenkategorien
Im Rahmen des Newsletterversands einschließlich Erfolgsmessung verarbeiten wir – abhängig vom jeweiligen Newsletter, dem Anmeldeverfahren und den eingesetzten Versandfunktionen – insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:
- Stammdaten: E-Mail-Adresse sowie ggf. Name oder weitere Angaben zur persönlichen Ansprache.
- Anmelde- und Nachweisdaten: Angaben im Zusammenhang mit der Newsletteranmeldung, insbesondere Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung im Double-Opt-In-Verfahren sowie die dabei verwendete IP-Adresse.
- Kommunikations- und Nutzungsdaten: Informationen darüber, ob ein Newsletter geöffnet wurde sowie welche darin enthaltenen Inhalte oder Links angeklickt wurden.
- Technische Daten: Technische Metadaten, die im Zusammenhang mit dem Versand und der Nutzung von Newslettern anfallen, z. B. Zeitstempel, Geräte- oder Verbindungsinformationen, soweit diese für den Versand oder die Erfolgsmessung erforderlich sind.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Newsletterversand einschließlich Erfolgsmessung erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Sofern Sie sich aktiv für einen Newsletter der Hochschule anmelden, erfolgt der Versand des jeweiligen Newsletters auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung. Dies gilt auch für die mit dem Newsletterversand verbundene Erfolgsmessung, soweit hierbei personenbezogene Nutzungsdaten, insbesondere Öffnungen oder Klicks, ausgewertet werden. Die Einwilligung wird im Rahmen eines Double-Opt-In-Verfahrens eingeholt und dokumentiert. Sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf kann insbesondere durch Nutzung des in dem jeweiligen Newsletter enthaltenen Abmeldelinks erfolgen. Sofern die Abmeldung auf diesem Weg nicht möglich ist, kann der Widerruf auch in Textform, z. B. per E-Mail, an die angegebenen Kontaktdaten des Verantwortlichen oder des Datenschutzbeauftragten gerichtet werden.
Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW): Soweit die Hochschule personenbezogene Daten verarbeitet, um über hochschulbezogene Themen, Veranstaltungen, Studien-, Weiterbildungs-, Forschungs-, Transfer- oder Informationsangebote zu informieren, kann die Verarbeitung zugleich der Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse dienen. Dies betrifft insbesondere die Öffentlichkeitsarbeit, Informationsbereitstellung und Kommunikation der Hochschule im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgaben. Der Versand eines Newsletters an einzelne Empfängerinnen und Empfänger erfolgt jedoch grundsätzlich nur, wenn hierfür eine entsprechende Anmeldung bzw. Einwilligung vorliegt oder eine sonstige einschlägige Rechtsgrundlage besteht.
Dokumentation und Nachweis der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Die Verarbeitung von Anmelde- und Nachweisdaten, insbesondere Zeitpunkt der Anmeldung, Zeitpunkt der Bestätigung, verwendete IP-Adresse und Nachweis des Double-Opt-In-Verfahrens, erfolgt auch zur Erfüllung rechtlicher Nachweis- und Dokumentationspflichten. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Eine weitergehende Profilbildung oder automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.
Empfänger und Drittlandtransfer
Für den Versand von Newslettern einschließlich der Verwaltung von Empfängerlisten und der Durchführung der Erfolgsmessung können externe Dienstleister eingesetzt werden, die als Auftragsverarbeiter tätig sind. Diese Dienstleister erbringen insbesondere technische Leistungen im Bereich des Newsletterversands, der Verwaltung von An- und Abmeldungen, der Pflege von Verteilerlisten sowie der Auswertung von Versand- und Nutzungsdaten.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO. Die eingesetzten Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisung der Hochschule und unter Einhaltung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zu verarbeiten.
Innerhalb der Hochschule können personenbezogene Daten an die jeweils für den Newsletter verantwortlichen Organisationseinheiten weitergegeben oder von diesen verarbeitet werden, soweit dies für die Verwaltung, redaktionelle Betreuung, den Versand oder die Auswertung des jeweiligen Newsletters erforderlich ist. Dies kann insbesondere die Hochschulkommunikation, Fakultäten, Einrichtungen, Projektverantwortliche, Weiterbildungsbereiche oder sonstige für den jeweiligen Newsletter zuständige Stellen betreffen.
Der Versand von Newslettern erfolgt in der Regel unter Einsatz von Dienstleistern mit Sitz bzw. Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kann im Einzelfall dennoch stattfinden, abhängig von den ergänzend eingesetzten Newsletterversand-Dienstleistern, deren technischer Ausgestaltung oder eingebundenen Unterauftragnehmern. In solchen Fällen erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn für das betreffende Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht oder durch geeignete Garantien, insbesondere den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln sowie ggf. ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt wird.
Speicherdauer
Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Newsletterversand einschließlich Erfolgsmessung nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Personenbezogene Daten, die im Rahmen einer Newsletteranmeldung auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, werden grundsätzlich bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert. Nach einem Widerruf werden die für den Newsletterversand verarbeiteten Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Dokumentations- oder Nachweispflichten entgegenstehen. Angaben, die zur Dokumentation der erteilten Einwilligung erforderlich sind, insbesondere Anmeldezeitpunkt, Bestätigungszeitpunkt, IP-Adresse und Nachweis des Double-Opt-In-Verfahrens, können darüber hinaus für die Dauer der jeweils geltenden gesetzlichen Verjährungsfristen gespeichert werden.
Daten, die im Rahmen der Erfolgsmessung anfallen, werden nur so lange gespeichert, wie dies für die statistische Auswertung und Optimierung des Newsletterversands erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht oder anonymisiert. Nach einer Abmeldung vom Newsletter werden personenbezogene Daten nicht weiter für den Newsletterversand oder die Erfolgsmessung verwendet. Eine weitere Speicherung kann nur erfolgen, soweit dies zur Dokumentation der Abmeldung, zur Wahrung von Nachweispflichten oder zur Vermeidung weiterer Zusendungen erforderlich ist.
Folgen bei Nichterteilung
Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Newsletterversand einschließlich Erfolgsmessung erfolgt grundsätzlich freiwillig. Für die Anmeldung zu einem Newsletter ist die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse erforderlich. Ohne diese Angabe ist eine Anmeldung zum jeweiligen Newsletter und ein entsprechender Versand nicht möglich. Die Angabe weiterer personenbezogener Daten, insbesondere zur persönlichen Ansprache, erfolgt grundsätzlich freiwillig und ist für den Newsletterversand nicht in jedem Fall erforderlich. Soweit jedoch bestimmte Newsletter nur für bestimmte Themenbereiche, Empfängergruppen, Veranstaltungen, Studien-, Weiterbildungs-, Projekt- oder Informationsangebote bereitgestellt werden, können zusätzliche Angaben zur Auswahl, Zuordnung oder Verwaltung des jeweiligen Newsletterabonnements erforderlich sein. Werden diese Angaben nicht bereitgestellt, kann dies dazu führen, dass eine Anmeldung zu dem jeweiligen Newsletter nicht oder nicht vollständig möglich ist. Die Erfolgsmessung ist Bestandteil des jeweiligen Newsletterversands, sofern sie für den betreffenden Newsletter eingesetzt wird. Eine getrennte Nutzung des Newsletters ohne Erfolgsmessung ist technisch in der Regel nicht vorgesehen. Wenn Sie nicht möchten, dass personenbezogene Nutzungsdaten im Rahmen der Erfolgsmessung verarbeitet werden, können Sie den jeweiligen Newsletter nicht abonnieren bzw. ein bestehendes Abonnement jederzeit widerrufen.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Ihre Betroffenenrechte
Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können fehlerhafte Daten korrigieren lassen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit dies technisch möglich ist haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.
Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Falls Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder Verantwortlichen.
Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.
Zuständige Aufsichtsbehörde
Wir nehmen Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15