RWU-Wissenschaftsadministration erhält ISO-Zertifizierung

Die RWU Hochschule Ravensburg-Weingarten hat ihre Wissenschaftsadministration erfolgreich nach der europäischen Norm ISO 9001 zertifizieren lassen. Das Zertifizierungsaudit wurde zwischen April und Juni 2026 durchgeführt und im ersten Anlauf erfolgreich abgeschlossen. Damit erhält die Arbeit an verlässlichen, transparenten Verwaltungsabläufen eine unabhängige Bestätigung. Die RWU geht damit einen Schritt, der an Hochschulen bislang weniger im Mittelpunkt steht als die Qualitätssicherung in Studium und Lehre.

„Wir haben nach der Akkreditierung des Lehrbetriebs ganz gezielt den Fokus auf das Qualitätsmanagement in der Administration gelegt. Dass wir nun bereits im ersten Anlauf die ISO-Zertifizierung geschafft haben, spricht für die gute Arbeit der vergangenen Jahre“, sagt RWU-Kanzler Henning Rudewig.

Wie alles begann: Gute Abläufe sollen nicht vom Zufall abhängen

Die RWU beschäftigt sich bereits seit vielen Jahren mit der nachhaltigen Qualität ihrer Arbeit. Ein wichtiger Meilenstein war die Systemakkreditierung im Jahr 2016. Sie bestätigte das Qualitätsmanagement für Studium und Lehre und gab der Hochschule die Möglichkeit, ihre Studiengänge eigenständig weiterzuentwickeln.

Doch die Hochschule wollte sich nicht allein auf diesen Bereich konzentrieren. Denn auch eine gut organisierte Wissenschaftsadministration ist entscheidend dafür, dass der Hochschulalltag funktioniert. Personalangelegenheiten, Finanzen, Beschaffung und viele weitere Aufgaben greifen ineinander. Dabei ist es wichtig, dass Informationen zuverlässig weitergegeben werden, Zuständigkeiten klar sind und Abläufe auch dann funktionieren, wenn Mitarbeitende wechseln oder vertreten werden müssen.

Ausgangspunkt war also die Frage, mit welchen Strukturen man die Verwaltung so aufstellt, dass sie auch bei Veränderungen verlässlich arbeiten kann. Das Wissen und das Engagement der Beschäftigten sollten weiterhin eine zentrale Rolle spielen – zugleich sollten Abläufe verständlich festgehalten und Erfahrungen für die gesamte Organisation nutzbar gemacht werden.

In den ersten Jahren entstanden dafür unter anderem eine hochschulweite Übersicht über die wichtigsten Abläufe und ein zentrales Prozessportal. Ein Arbeitskreis begleitete die weitere Entwicklung. Nach und nach wurde daraus ein gemeinsamer Ansatz, um Abläufe nicht nur zu beschreiben, sondern auch zu hinterfragen und zu verbessern.

Vom einzelnen Problem zur gemeinsamen Lösung

Wie sich die Arbeit konkret verändert hat, zeigen zwei Beispiele aus dem Hochschulalltag. Die Beantragung einer Dienstreise gehörte zu den frühen Abläufen, die sich für eine Verbesserung anboten. Statt einzelne Arbeitsschritte ausschließlich auf Papier oder über unterschiedliche Wege abzuwickeln, wurde der Prozess digital unterstützt. Ziel war es, die Beantragung zu vereinfachen und die Bearbeitung zu beschleunigen. Verbesserungen sollen dort ansetzen, wo sie im Alltag einen konkreten Nutzen bringen.

Ein weiteres wichtiges Arbeitsfeld war das Prozessportal. Dort werden Verwaltungsabläufe dokumentiert, damit Beschäftigte nachvollziehen können, wie ein Verfahren funktioniert und wer welche Aufgaben übernimmt. Das hilft auch dann, wenn neue Kolleginnen und Kollegen eingearbeitet werden oder Aufgabenvertretungen notwendig sind.

Der Aufbau des Portals verlief nicht ohne Umwege. Unterschiedliche Ablagestrukturen, mehrfach gespeicherte Dokumente und unklare Zuständigkeiten machten eine Überarbeitung erforderlich. Die RWU ordnete die Ablage neu, begrenzte die Berechtigungen und legte fest, wer für die Pflege der Inhalte verantwortlich ist.

Die Erfahrungen daraus zeigen: Es reicht nicht, Prozesse einmal aufzuschreiben. Sie müssen verständlich, aktuell und im Arbeitsalltag hilfreich sein. Genau daran hat die Hochschule in den vergangenen Jahren kontinuierlich gearbeitet.

Was haben die Mitarbeitenden davon?

Klare Abläufe machen nachvollziehbar, welche Schritte notwendig sind, wer Entscheidungen trifft und welche Informationen an andere Bereiche weitergegeben werden müssen. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Organisationseinheiten und hilft, Missverständnisse, Rückfragen und unnötige Schleifen zu vermeiden.

Zudem bleibt wichtiges Wissen besser erhalten, wenn Aufgaben neu verteilt werden oder Mitarbeitende die Hochschule verlassen. Beschäftigte können sich dadurch stärker auf ihre fachlichen Aufgaben konzentrieren, statt Abläufe immer wieder neu klären zu müssen.

Auch die Art, wie mit Problemen umgegangen wird, habe sich verändert, sagt der RWU-Kanzler. Bei Schwierigkeiten werde nicht nur gefragt, wer einen Fehler gemacht hat. Stattdessen rückt stärker in den Blick, ob Zuständigkeiten, Übergaben oder der Ablauf selbst verbessert werden können. Zugleich bringen Beschäftigte aus den Bereichen immer häufiger eigene Vorschläge ein und regen an, ihre Prozesse gemeinsam zu überprüfen.

Die Leiterin des QM-Teams betont, dass dabei die Erfahrungen der Mitarbeitenden entscheidend sind. „Sie kennen die Abläufe und wissen, wo es in der Praxis hakt. Qualitätsmanagement kann nur funktionieren, wenn die Beschäftigten beteiligt sind und Verbesserungen gemeinsam entwickelt werden“, sagt Dr. Mareike Berger.

ISO 9001: Bestätigung und Auftrag für die Zukunft

Mit der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 hat die RWU einen anerkannten Rahmen für ihre weitere Qualitätsarbeit geschaffen. Die Norm gibt vor, dass Ziele, Zuständigkeiten und Abläufe nachvollziehbar geregelt und regelmäßig überprüft werden. Wie die Hochschule ihre Prozesse konkret gestaltet, entscheidet sie weiterhin selbst.

Die Zertifizierung ist deshalb kein Endpunkt. Sie bestätigt den erreichten Stand und schafft zugleich mehr Verbindlichkeit für die kommenden Jahre. Regelmäßige externe Prüfungen sollen dazu beitragen, dass die vereinbarten Arbeitsweisen dauerhaft Bestand haben und Verbesserungen nicht aus dem Blick geraten.

„Entscheidend ist nicht, dass wir möglichst viele Prozesse dokumentiert haben. Entscheidend ist, dass die Abläufe im Alltag funktionieren und wir aus unseren Erfahrungen lernen“, so Henning Rudewig über die Leitlinie für die weitere Arbeit des QM-Teams. „Denn eine leistungsfähige Hochschule braucht nicht nur gute Lehre und Forschung, sondern auch eine Verwaltung, die diese zuverlässig unterstützt.“

Text: Christoph Oldenkotte