In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der KI-gestützten Transkription und Protokollierung von dienstlichen Besprechungen verarbeiten. Darüber hinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen auf unserer Webseite: https://www.rwu.de/kontakt/datenschutz
Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verantwortlicher i.S. Art. 4 Abs. 7 DSGVO:
Hochschule Ravensburg-Weingarten
Doggenriedstraße 70
D - 88250 Weingarten
Vertreten durch: Rektor Professor Dr.-Ing. Thomas Spägele
Tel: 0049 (0) 751/501-9344
E-Mail: info@rwu.de
Website: https://www.rwu.de/
Externer Datenschutzbeauftragter
Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:
Name: Benedict Lenz
E-Mail: dsb@rwu.de
Website: https://www.exacon-gmbh.de
Informationen zur Datenverarbeitung
Art und Zweck der Verarbeitung
Im Rahmen dienstlicher Besprechungen kann die Hochschule KI-gestützte Systeme einsetzen, um Gesprächsinhalte automatisiert zu transkribieren und daraus Zusammenfassungen, Gesprächsprotokolle, Ergebnisse, Aufgaben oder weitere strukturierte Dokumentationen zu erstellen.
Hierzu werden die während der Besprechung gesprochenen Inhalte in Echtzeit verarbeitet und automatisiert in Text umgewandelt. Die Verarbeitung dient der Unterstützung und teilweisen Automatisierung der manuellen Protokollerstellung sowie einer einheitlichen und nachvollziehbaren Dokumentation von Besprechungsergebnissen.
Die KI-gestützte Protokollierung kann insbesondere in Verwaltung, Forschung und Lehre sowie in hochschulübergreifenden Projekten eingesetzt werden.
Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich mittels Echtzeittranskription. Eine dauerhafte Audioaufzeichnung des gesprochenen Wortes wird im Rahmen dieser Verarbeitung nicht erstellt. Die hierfür technisch erforderlichen Audiodaten werden ausschließlich kurzfristig während der Echtzeittranskription verarbeitet und anschließend verworfen.
Die aus der Transkription erzeugten Texte können anschließend durch das eingesetzte KI-System automatisiert strukturiert, zusammengefasst und zur Erstellung eines Gesprächsprotokolls aufbereitet werden. KI-generierte Inhalte werden nicht ungeprüft als verbindliche Dokumentation übernommen, sondern können vor ihrer weiteren Verwendung durch die hierfür verantwortlichen Personen geprüft und erforderlichenfalls korrigiert werden.
Datenkategorien
Im Rahmen der KI-gestützten Transkription und Protokollierung können – abhängig vom Inhalt und Zweck der jeweiligen Besprechung – insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
- Persönliche Identifikationsdaten: z. B. Name, Vorname, Titel
- Elektronische Identifikations- und Kontodaten: z. B. Benutzerkonto, E-Mail-Adresse, technische Identifikationsdaten
- Organisations- und Beschäftigtendaten: z. B. Funktion, Organisationseinheit, Fakultäts- oder Institutszugehörigkeit, dienstliche Bereichszugehörigkeit
- Arbeits- und Projektdaten: z. B. Aufgaben, Zuständigkeiten, Projektbezüge, Besprechungsergebnisse
- Kommunikations- und Gesprächsinhalte: sämtliche während der aktivierten Echtzeittranskription gesprochenen Inhalte sowie daraus erzeugte Transkripte, Zusammenfassungen und Protokolle
- Audiodaten: flüchtig verarbeitete Sprach- und Audiosignale im Rahmen der Echtzeittranskription; eine dauerhafte Speicherung des Audiosignals erfolgt nicht
- Optionale Angaben: weitere personenbezogene Informationen, die von Besprechungsteilnehmenden im Gespräch freiwillig oder situationsbedingt genannt werden
Abhängig vom Gegenstand und Verlauf einer Besprechung können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO zur Sprache kommen, beispielsweise Gesundheitsdaten, Angaben zur politischen Meinung, religiösen Überzeugung oder ethnischen Herkunft. Eine technische Begrenzung der Echtzeittranskription auf bestimmte Datenkategorien ist während eines laufenden Gesprächs nicht möglich.
Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der KI-gestützten Transkription und Protokollierung dienstlicher Besprechungen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3a LDSG Baden-Württemberg und den jeweils für den konkreten Besprechungskontext einschlägigen Rechtsvorschriften. Hierzu zählen insbesondere § 15 Abs. 1 LDSG Baden-Württemberg bei Besprechungen im Beschäftigungskontext sowie § 12 Landeshochschulgesetz Baden-Württemberg (LHG) bei Verarbeitungen im Zusammenhang mit Studierenden.
Soweit im Rahmen einer Besprechung besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, richtet sich deren Zulässigkeit nach dem jeweiligen Gegenstand und Zweck der Besprechung und einem hierfür einschlägigen Ausnahmetatbestand des Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Dies kann beispielsweise bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten im Beschäftigungskontext Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen beschäftigungsrechtlichen Vorschriften oder im Bereich wissenschaftlicher Forschung Art. 9 Abs. 2 lit. j DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Forschungsvorschriften sein.
Empfänger und Drittlandtransfer
Die im Rahmen der KI-gestützten Transkription und Protokollierung verarbeiteten Daten werden innerhalb der Hochschule nur den Personen zugänglich gemacht, die diese für den jeweiligen dienstlichen Zweck benötigen. Transkripte, Zusammenfassungen und Gesprächsprotokolle können insbesondere an Teilnehmende der Besprechung sowie an weitere Personen weitergegeben werden, soweit dies für die Dokumentation, Nachbereitung oder weitere Bearbeitung der besprochenen Inhalte erforderlich ist.
Für die technische Durchführung der Transkription und Protokollerstellung können externe Softwareanbieter und weitere technische Dienstleister eingesetzt werden. Soweit diese personenbezogene Daten im Auftrag der Hochschule verarbeiten, werden sie als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden und dürfen die Daten ausschließlich im Rahmen der vertraglich festgelegten Zwecke und Weisungen verarbeiten.
Soweit im Zusammenhang mit den eingesetzten technischen Dienstleistern eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt, findet diese nur unter Einhaltung der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO statt. Hierzu können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO eingesetzt werden.
Speicherdauer
Die im Rahmen der Echtzeittranskription verarbeiteten Audiodaten werden nicht dauerhaft gespeichert, sondern unmittelbar nach der technischen Verarbeitung verworfen.
Für Transkripte, Zusammenfassungen, Gesprächsprotokolle und daraus abgeleitete Dokumentationen richtet sich die Speicherdauer nach dem jeweiligen konkreten Verarbeitungszweck sowie den hierfür geltenden gesetzlichen, organisatorischen oder fachlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen oder sonstigen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Folgen bei Nichterteilung
Die Teilnahme an dienstlichen Besprechungen ist grundsätzlich nicht von einer Einwilligung in die KI-gestützte Transkription und Protokollierung abhängig, da die Verarbeitung auf einer gesetzlichen Rechtsgrundlage erfolgt. Eine gesonderte Einwilligung ist daher für den regulären Einsatz nicht erforderlich.
Sofern Sie der Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, wird geprüft, ob im konkreten Fall zwingende schutzwürdige Gründe für die weitere Verarbeitung vorliegen oder ob die Besprechung ohne KI-gestützte Transkription durchgeführt bzw. anderweitig dokumentiert werden kann.
Funktionen zur biometrischen Sprechererkennung oder Sprecherwiedererkennung werden nur auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung eingesetzt. Wird eine solche Einwilligung nicht erteilt, dürfen diese Funktionen nicht verwendet werden.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sofern wir zukünftig in Einzelfällen Verfahren der automatisierten Entscheidungsfindung einsetzen sollten, werden wir hierüber gesondert informieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
Ihre Betroffenenrechte
Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können fehlerhafte Daten korrigieren lassen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit dies technisch möglich ist haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.
Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Falls Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder Verantwortlichen.
Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.
Zuständige Aufsichtsbehörde
Wir nehmen Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15