Gemeinsames Compliance-Management

Wir haben ein flexibles Verhältnis zur Bürokratie. Als Bürger pochen wir auf die Transparenz politischer Prozesse oder den rechtmäßigen Einsatz öffentlicher Mittel. Als Privatperson – wer kennt das nicht – möchte man für sich selbst doch das eine oder andere Auge zugedrückt sehen. Ist ja nur eine winzige Ausnahme.

Für Firmen oder Institutionen stellt es durchaus eine Herausforderung dar, in ihren Prozessen den vielen externen und internen Vorgaben gerecht zu werden. Nicht selten widmet sich eine ganze Abteilung dieser Richtlinienerfüllung, oder neudeutsch: dem Compliance-Management. Zu diesem Zweck haben sich sechs baden-württembergische Hochschulen zusammengeschlossen und finanzieren gemeinsam zwei Personalstellen, die sich zukünftig zentral um die interne Revision kümmern werden. Neben der RWU sind dies die Hochschulen in Albstadt-Sigmaringen, Esslingen, Mannheim, Nürtingen-Geislingen und Reutlingen.

„Diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind nicht dazu da, Kolleginnen und Kollegen zu kontrollieren. Es geht vielmehr darum, Sicherheit zu schaffen“, sagt der Kanzler der RWU Henning Rudewig. Eine der beiden Stellen ist bereits besetzt. Sarah Schmid arbeitet seit November an der RWU, wird mit ihrer Aufgabe aber für alle Hochschulen in dem Verbund tätig sein. „Das geht nur in Zusammenarbeit mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern“, so die Wirtschaftsrechtlerin, die in Konstanz ihren Master in Legal Management abschloss. „Wir schauen uns die Abläufe an und untersuchen, wo gibt es Risiken oder wo kann man noch Verbesserungen finden.“

Prüffelder definieren, die an allen beteiligten Hochschulen untersucht werden

Vorgesehen ist, so Rudewig, dass die Hochschulen jeweils für ein Jahr gewisse Prüffelder definieren. Diese werden dann an allen beteiligten Hochschulen untersucht. Ein positiver Nebeneffekt dieser internen Revision sei, dass die Hochschulen voneinander lernen. So sollen im Zuge der jeweiligen Audits auch Best-Practice-Beispiele herausgearbeitet und den anderen Hochschulen zugänglich gemacht werden.

Als mögliche Prüffelder nennt Hennig Rudewig das Beschaffungswesen, die Tax Compliance oder die Nebentätigkeiten. „Die prozess- und risikoorientierten Audits in den verschiedenen Hochschulbereichen sollen sicherstellen, dass interne und externe Vorgaben und Gesetze bei der täglichen Arbeit beachtet werden“, sagt Sarah Schmid. „So können Schwachstellen aufgedeckt und darauf aufbauend präventive Maßnahmen entwickelt werden.“

Die Bezeichnung, die sowohl Hennig Rudewig wie auch Sarah Schmid für die Aufgabe benutzen, ist die des „Critical Friend“, der unterstützend die Arbeitsprozesse hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit unter die Lupe nehmen und so Risiken minimieren soll. Damit ein prüfender Blick von außen nicht zu dem Schluss komme, man habe hier ein Auge zugedrückt.