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Auftakt-Workshop „QM in der Verwaltung“

Qualitätsdenken als Teil des Alltags

Workshop QM in der Verwaltung

Auf Einladung von Kanzler Henning Rudewig diskutierten Ende Mai rund dreißig Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus allen Bereichen der Hochschulverwaltung, was Qualität in der Verwaltung bedeutet, und wo Verbesserungsbedarf besteht. Es wurde lebhaft diskutiert, auf Kärtchen und Plakaten wurden Themen gesammelt und in Arbeitsgruppen Ideen ausgetauscht.

Zum Abschluss modellierten die Gruppen selbstgewählte Arbeitsabläufe, was teils eine Herausforderung darstellte. „Das Denken in Prozessen ist gewöhnungsbedürftig“, fasste Gudrun Stärk, Assistenz in der Fakultät T, die Reaktion einiger Teilnehmerinnen und Teilnehmer zusammen. „Wir arbeiten ganz automatisch in Verwaltungsprozessen, aber wir müssen uns dies stärker bewusst machen und auch einmal mit Abstand auf unsere eigenen Arbeitsabläufe schauen“, betonte Rudewig.

Qualität von Verwaltungsabläufen als Erfolgsfaktor

Dass die Qualität der Verwaltungsabläufe ein wichtiger Baustein des Gesamterfolges einer Hochschule ist, stellte sich gleich in der ersten Gruppenarbeitsphase heraus. Ob es intern rund läuft, wirkt sich auf die Zufriedenheit der Studierenden und der Belegschaft aus, weshalb Prozesse klar definiert und kundenfreundlich sein sollten. Ebenso trägt die Abbildung von Prozessen zur Wissenssicherung bei, und erleichtert die kontinuierliche Verbesserung.

Bestehendes besser verknüpfen

Bei der Frage nach bereits vorhandenen qualitätsorientierten Ansätzen in der Verwaltung füllten sich die Kärtchen. Von internen Checklisten über die Einführungsveranstaltung für neue Mitarbeitende und Lehrende bis zum QM-Portal war vieles dabei, was bereits jetzt in der Verwaltung gelebt wird. Was fehlt, ist eine Verknüpfung dieser Ansätze über die Abteilungen hinaus „Wir wollen weniger Inseldenken, und eine systematischere Herangehensweise“, konstatierte Rudewig. So sahen das auch viele der Anwesenden; „Ein gemeinsames Qualitätsdenken kommt der gesamten Hochschule zugute“, bekräftigte Judith Schützbach, Koordinatorin der Akademie für Wissenschaftliche Weiterbildung.

Langfristig angelegte Aufgabe

Am Ende sind sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer einig, dass es nicht bei einmaligen Aktionen bleiben darf. „Qualität in der Verwaltung ist ein wichtiges, umfangreiches Thema, das wir als fortlaufenden Prozess begreifen sollten“, so Professor Bela Mutschler, Leiter des Rechenzentrums. So sieht es auch Initiator Henning Rudewig: „Wir wollen kein Strohfeuer entfachen oder alles Vorhandene umkrempeln, sondern kontinuierliche Verbesserungen erreichen. Wir werden die wichtigsten Verwaltungsabläufe Schritt für Schritt analysieren und gegebenenfalls anpassen. Hier sind Ausdauer und Zusammenarbeit gefragt.“

Nächste Schritte

Dem Auftakt-Workshop werden mittel- und langfristig angelegte Verbesserungen und Aktionen auf verschiedenen Ebenen folgen. Beispielsweise soll die Nutzerfreundlichkeit des QM-Portals erhöht werden. „Insgesamt ist mir wichtig, dass der Qualitätsgedanke noch stärker zum selbstverständlichen Teil unserer täglichen Arbeit wird. Dabei wollen wir die Beteiligten von Anfang an mitnehmen, so wie im heutigen Workshop“, fasst Henning Rudewig das Vorhaben zusammen.

Das Feedback eines Teilnehmers bringt auf den Punkt, woran es ankommen wird: "Dranbleiben!"

Text:
C. Reudanik